Há algum tempo venho pensando em escrever esta lista. Talvez você pergunte o que uma lista destas está fazendo em um blog sobre inteligência espiritual. Bem, pode não ser espiritual, mas é inteligente. Com tanto mal uso de e-mail e outros meios de comunicação digital que tenho visto, não posso resistir publicar esta lista. Com certeza ela pode se alongar ainda mais—fique à vontade de sugerir mais regras que não estão aqui. Acima de tudo, vamos praticá-las.
– Considere se enviar e-mail é a melhor forma de comunicar sua mensagem, em vez de telefone ou em pessoa, por exemplo. A urgência e conteúdo da mensagem geralmente determinam o melhor meio de comunicá-la.
– Considere se e-mail é a melhor forma do recipiente receber sua mensagem, ou seja, se ele prefere outro meio.
– Se alguém não lhe deu pessoalmente o endereço de seu e-mail, não use-o sem o consentimento da pessoa. Se o fizer, é spam.
– Se você tem uma mensagem, foto, historinha etc. que você jura que todo mundo na sua agenda de e-mail vai adorar receber, pense de novo. A maioria de nós não está nem aí para isso e tem e-mails mais importantes para atender. Não envie, a não ser que tenha a absoluta certeza de que a pessoa quer a informação.
– Similarmente, não mande cartas-corrente—aquelas que dizem coisas do tipo “mande para 10 pessoas e algo bom acontecerá…” ou “envie para seus amigos porque a Microsoft vai pagar $0,10 por cada e-mail…” Cresça, por favor.
– Não enviar anexos pesados. Dependendo do serviço de e-mail de seu recipiente, ele poderá não receber anexos maiores que 5Mb. Use um serviço de envio de arquivos para isso.
– Se você está com raiva, melhor não clicar “enviar” ainda. Salve a mensagem como rascunho, depois volte mais tarde e releia.
– Se for enviar um e-mail para mais que uma pessoa, e todos os recipientes têm os e-mails um do outro ou estão trabalhando no mesmo assunto tratado no e-mail, então inclua os recipientes copiados no campo “cc”. Se algum recipiente não é conhecido dos outros, ou não precisa que os outros saibam que o e-mail lhe está sendo copiado, deve ser copiado no campo “bcc”.
– Se for reencaminhar ou copiar um e-mail de alguém para outra pessoa, o que acontecerá se quem enviou o primeiro e-mail descobrir?
– POR FAVOR NÃO ESCREVA TUDO EM MAIÚSCULAS—A NÃO SER QUE VOCÊ QUEIRA GRITAR OU QUE A TECLA “CAPS” DO SEU TECLADO TENHA DADO UM GOLPE, TOMADO O CONTROLE DE TODAS AS OUTRAS TECLAS E AGORA SÓ ELA MANDA. Fora isso, escreva normalmente.
– Seja breve.
– Use parágrafos. Não escreva várias linhas sem pausa. Uma ideia principal por parágrafo.
– Não responda um e-mail apenas para dizer “obrigado”. Se você não tem nada mais a dizer, não vale a pena aumentar o número de e-mails na caixa de entrada do recipiente. Agradecimento é subentendido.
– Releia o que escreveu antes de enviar para corrigir qualquer erro de ortografia. Seu computador provavelmente tem um corretor ortográfico. Use-o. Sua escrita fala muito sobre você.
– Se você tem um negócio e se deu conta de que mandar e-mails sobre seus produtos e serviços não custa nada, antes de mandar algum e-mail para alguém, certifique-se de que a pessoa o requisitou ou permitiu. Não é porque você tem meu e-mail que eu quero saber que você está vendendo pneu de bicicleta por metade do preço. Não mande spam.
– Não mande spam. Só para enfatizar.
– Não usar seu e-mail da empresa para uso pessoal, nem o pessoal para assuntos da empresa.
– Use o campo “Assunto” para definir em poucas palavras sobre o que é o e-mail.
– Mantenha um assunto por e-mail – provavelmente receberá resposta mais rápido.
– Mais alguma regra? Deixe seu comentário abaixo. Se for boa e não repetir o que já está aqui, entrará como a 20ª. (E meu “obrigado” estará subentendido.)