Você vai começar as tarefas no trabalho, o telefone toca e você atende a ligação, pois se trata de um cliente importante para a empresa. Em seguida, é chamado para uma reunião que leva muitas horas. Na sequência, tenta ler as notícias para se atualizar e perde algum tempo fazendo isso. São ocorrências que já se tornaram rotineiras, mas que tomam um período precioso do seu dia a dia. Se você se identificou com essa situação, provavelmente sofre com a Síndrome do Profissional Ocupado. Não se desespere. Na maioria dos casos, estar ocupado demais não é sinônimo de produtividade, mas de falta de planejamento e de gestão do tempo.

Procrastinação
Para a master coach Erika Guarnieri, (foto abaixo) a procrastinação é outro problema que atrapalha a produtividade. “É o famoso ‘faço depois’. Mas não adianta ‘empurrar o trabalho com a barriga’. O profissional que age assim tem a característica de fazer as coisas urgentes e deixar de lado as mais importantes. Ele vive para apagar incêndios. Mas, quem se dedica ao que é mais importante primeiro, dificilmente terá coisas urgentes para fazer, pois tem o controle de suas tarefas”, explica.

Papel e caneta
O primeiro passo para ser mais produtivo é pegar papel e caneta e organizar as tarefas. “O que você tem a fazer precisa estar escrito como um roteiro. Depois você pode até passar tudo para o celular ou o tablet, mas precisa ter uma agenda de papel. Se a bateria do seu celular acabar, como você fará se não tiver essas informações anotadas em outro lugar? Escreva suas metas e estabeleça um intervalo entre elas para o caso de emergências”, orienta Erika.

Simples e prático
Para a profissional, a produtividade no escritório também depende da organização em casa. “Se você mantém o seu guarda-roupa em ordem, fica mais fácil se preparar para a mudança de temperatura e escolher a roupa adequada para ir ao trabalho e se você mantém seus documentos organizados sabe onde encontrar aquela pasta para a reunião com o cliente”, exemplifica.

Todas as áreas
Segundo a coach, é necessário dar atenção a todas as áreas: “a espiritual, pois você precisa de um tempo com Deus; a familiar, em um almoço com os pais ou ligando para eles; a conjugal, dispensando um tempo para a esposa e os filhos; a social, pois os amigos são importantes; e a da saúde, não esquecendo que temos que nos alimentar, dormir bem e fazer atividades físicas”, recomenda.

Foco
Para Erika, é preciso aprender a dizer não. “Evite pegar muitas coisas para que possa ter foco. Eleja no máximo três áreas na semana de trabalho.” Ela destaca também a importãncia do autoconhecimento: “saiba quais são os seus valores e o que você gosta de fazer. É claro que nem sempre vamos desempenhar tarefas que amamos, mas quando fazemos o que gostamos, nos tornamos mais produtivos.”