Muitos empreendedores perdem o sono preocupados em não esquecer tarefas importantes ou atrasar entregas por falta de matéria-prima ou ainda em manter a qualidade de seus produtos ou serviços. Em vários casos, o problema é que eles não sabem estabelecer fluxos de trabalho claros que facilitem a dinâmica diária de seus negócios.

Menos improviso, mais agilidade

Para Carolina Lara, fundadora da Lara Visibilidade Estratégica, assessoria de imprensa com mais de duas décadas de atuação no mercado, é fundamental ordenar ações para o trabalho, seja na carreira, seja no empreendedorismo. “O processo economiza energia e reduz improviso. Quando você sabe o que precisa acontecer, em que ordem e quem é responsável por cada etapa, trabalha com muito mais agilidade”, diz.

Retrabalho

Segundo ela, a primeira consequência para quem não estabelece processos para o seu dia a dia é o retrabalho. “Depois vêm os atrasos e os ruídos de comunicação. Em assessoria de imprensa, por exemplo, se não existe um fluxo definido para identificar o cliente adequado, acionar o porta-voz, receber a resposta, revisar e devolver ao veículo, aquela oportunidade pode ser perdida”, aponta.

Método

Contudo Carolina afirma que um bom fluxo melhora a qualidade da entrega. “Também facilita a comunicação entre as pessoas, diminui erros, permite delegar melhor e ajuda a empresa a crescer sem perder organização. Também traz previsibilidade. Você deixa de depender tanto da memória e começa a trabalhar com método, mas isso só funciona quando vira rotina”, explica.

Uso da IA

Também é possível usar a inteligência artificial (IA) para ajudar na elaboração do fluxo ou em possíveis contratos. “Ela pode apoiar atividades repetitivas, organizar dados, resumir informações, criar primeiras estruturas de documentos e ajudar a identificar padrões. Mas é preciso entender primeiro o processo e depois decidir onde a tecnologia realmente economiza tempo sem comprometer a qualidade”, esclarece.

Revisão

Antes de finalizar qualquer tipo de processo, Carolina recomenda revisá-lo sempre. “É que a execução mostra problemas que dificilmente aparecem no planejamento. Uma etapa que parecia necessária pode se mostrar inútil. Outra pode estar demorando demais. Revisar permite corrigir isso. Processo não pode ser algo engessado”, dispara.

Simplificação

Para acertar no fluxo, ela sugere pegar uma atividade que acontece várias vezes por semana e escrever seu caminho do início ao fim. “Veja se as etapas realmente agregam alguma coisa, quem deve ser responsável por cada uma e onde existe desperdício de tempo. Depois teste. Processo bom é aquele que as pessoas conseguem executar. Se exige mais esforço para ser administrado do que o trabalho propriamente dito, precisa ser simplificado”, conclui.

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