Hace tiempo vengo pensando en escribir esta lista. Quizás usted se pregunte qué está haciendo una lista de estas en un blog sobre la inteligencia espiritual. Bueno, puede ser que no sea espiritual, pero es inteligente. Con tanto mal uso del e-mail y otros medios de comunicación digital que he visto, no puedo resistir el publicar esta lista. Seguro puede alargarse aún más – quédese a gusto de sugerir más reglas que no están aquí. Sobre todo vamos a practicarlas.

1. Considere si enviar un e-mail es la mejor forma de comunicar su mensaje, en vez de teléfono o en persona, por ejemplo. La urgencia y contenido del mensaje generalmente determinan el mejor medio de comunicarlo.
2. Considere si un e-mail es la mejor forma que tiene el receptor de recibir su mensaje, o sea, si él no prefiere otro medio.
3. Si alguien no le dio personalmente la dirección de su e-mail, no lo use sin el consentimiento de la persona. Si lo hace, es spam.
4. Si usted tiene un mensaje, foto, historia, etc., que jura que a todo el mundo de sus contactos de e-mail les va a encantar recibirlo, piénselo de nuevo. A la mayoría de nosotros no nos interesan esas cosas y tenemos e-mails más importantes que atender. No lo envíe, a no ser que tenga la absoluta seguridad de que la persona quiere esa información.
5. De igual manera, no mande cartas-cadenas – aquellas que dicen cosas del tipo “mande para 10 personas y algo bueno sucederá…” o “envíe para sus amigos porque Microsoft pagará $0,10 por cada e-mail…” Crezca por favor.
6. No envíe adjuntos pesados. Dependiendo del servicio de e-mail de su receptor, este podría no recibir adjuntos mayores de 5Mb. Use un servicio de envío de archivos para eso.
7. Si usted está con bronca, mejor no haga clic en “enviar”. Guarde el mensaje como borrador, después vuelva más tarde y reléalo.
8. Si va a enviar un e-mail a más de una persona, y todos los receptores tienen los e-mails uno del otro o están trabajando en el mismo asunto tratado en el e-mail, entonces incluya los receptores copiados en el campo “CC”.
9. Si algún receptor no es conocido de los otros, o no es necesario que los otros sepan que el e-mail le está siendo copiado, debe ser copiado en el campo “CCO”.Si va a reenviar o copiar un e-mail de alguien para otra persona, ¿qué sucederá si quien envió el primer e-mail lo descubre?
10. POR FAVOR NO ESCRIBA TODO EN MAYÚSCULA, A NO SER QUE USTED QUIERA GRITAR O QUE LA TECLA “BLOQ MAYÚS” DE SU TECLADO HAYA DADO UN GOLPE TOMANDO EL CONTROL DE TODAS LAS OTRAS TECLAS Y AHORA SÓLO ESTA MANDA. Fuera de eso, escriba normalmente.
11. Sea breve.
12. Use párrafos. No escriba varios renglones sin pausa. Una idea principal por párrafo.
13. No responda un e-mail apenas para decir “gracias”. Si usted no tiene nada más que decir, no vale la pena aumentar el número de e-mails en la bandeja de entrada del receptor. El agradecimiento se sobreentiende.
14. Relea lo que escribió antes de enviarlo para corregir cualquier error de ortografía. Su computadora probablemente tiene un corrector ortográfico. Úselo. Su escritura habla mucho sobre usted.
15. Si usted tiene un negocio o se dio cuenta que mandar e-mails sobre sus productos y servicios no cuesta nada, antes de mandarle algún e-mail a alguien, certifíquese que la persona lo requirió o lo permitió. No es porque usted tiene mi e-mail que yo quiero saber que está vendiendo ruedas de bicicleta a mitad de precio.
16. No mande spam. Sólo para enfatizar.
17. No use su e-mail de la empresa para uso personal, ni el personal para asuntos de la empresa.
18. Use el campo “Asunto” para definir en pocas palabras sobre qué es el e-mail.
19. Mantenga un asunto por e-mail – probablemente recibirá respuesta más rápido.
20. ¿Alguna regla más? Deje su comentario abajo. Si es bueno y no repite lo que ya está aquí, entrará como la 20°. (Y mi “gracias” se sobreentiende.)