“Para muitas pessoas, um dia de 24 horas já não é suficiente para dar conta de tantas demandas e exigências profissionais e pessoais. Não há mais tempo para a família, para o lazer e para cuidar da saúde. Dormir oito horas por dia é quase um privilégio”, diz o coach e especialista em gerenciamento de estresse Sergio Guimarães (foto abaixo), de São Paulo.

Se você passa por isso, bem-vindo ao clube, pois grande parte dos trabalhadores brasileiros está na mesma situação e o motivo para isso é falta de planejamento e de administração do tempo. “Administrar o tempo com eficácia é aliar produtividade no trabalho com equilíbrio e qualidade de vida, o que se tornou um dos maiores desafios do homem moderno”, revela Sergio. Para ele, sem que isso ocorra, as consequências serão profissionais improdutivos e estressados, pais ausentes, casamentos desfeitos e, em casos extremos, até infartos por excesso de trabalho.

Sergio aborda uma questão importante e bem de acordo com nossa época: “atualmente há uma exigência muito grande para que o profissional seja multitarefa, aquele que supostamente faz diversas coisas ao mesmo tempo. Então, se você não realiza várias tarefas simultaneamente, não terá tempo de fazê-las. A lógica disso pode até parecer muito boa, mas há algo que poucos percebem: isso não é possível”.

Sergio explica melhor seu argumento. “Você precisa se entregar totalmente ao que faz, mas, quando você é multitarefa, acaba se fragmentando: um pedacinho seu para os e-mails, outro para a reunião e mais um para fazer fofoca”. Isso mesmo. A fofoca mostra outro aspecto importante: as distrações que nos desviam do foco no trabalho. Mas há soluções bem conhecidas para se encontrar no meio disso tudo e aproveitar melhor as horas do dia.

Métodos variados
Atualmente há vários métodos de sucesso para quem quer administrar bem o seu tempo. Um deles é o Getting Things Done (GTD), por exemplo, que significa conseguir fazer as coisas, em tradução livre, que reúne técnicas de produtividade aprendidas por seu autor, o norte-americano David Allen, quanto a analisar, selecionar e cumprir tarefas. Outro é o Pomodoro, que equivale à palavra tomate em italiano, porque seu autor se inspirou nos tradicionais timers de cozinha no formato da fruta para dividir as etapas de um trabalho em 25 minutos intercaladas por 5 minutos de descanso.

Há muitos outros, mas como achar um que esteja de acordo com a sua realidade? Sergio diz que “não há uma fórmula pronta, pois todostemos vidas diferentes e conjuntos de desafios distintos. É inocência achar que exista uma solução mágica. Então, é de bom tom explorar vários métodos e pegar de cada um deles o que lhe servir. Todos eles têm em comum a ênfase na disciplina, no foco”.

Dito e feito
Meriane Herbstrith, de Canoas, no Rio Grande do Sul (foto a dir.), é assistente de diretoria. Além de aprender a organizar suas tarefas, ela teve de fazer o mesmo com as de seus superiores e secretariá-los. Antes, ela se concentrava em “apagar incêndios”, ou seja, resolver os problemas imediatos que aconteciam por falta de organização e roubavam o tempo que seria precioso para atender outras demandas. Hoje ela leva o que aprendeu em estudos e livros sobre organização e produtividade para seus planos e projetos pessoais fora da empresa. Ela compartilha dicas que deram certo em seu cotidiano e que foram aprovadas e adaptadas por Sergio para o leitor. Confira algumas delas no boxe ao lado.