Empreendedores que prestam serviços dependem de uma ferramenta muito importante para fechar negócios: o orçamento. Afinal, é por meio dele que o futuro cliente descobre detalhes sobre a empresa e o serviço que será oferecido, as etapas de execução, os prazos, resultados esperados, preços e as formas de pagamento. Ou seja, o orçamento serve para esclarecer dúvidas e encantar o cliente. Mas como montar uma boa proposta?
O primeiro passo é conhecer bem o cliente, entender os problemas que ele enfrenta e o que ele espera solucionar com o serviço, explica Luana Clara, jornalista e professora de comunicação estratégica. “Cada cliente deve receber uma proposta personalizada. Alguns valorizam mais a relação custo-benefício; outros a experiência e a descrição do que o serviço vai proporcionar. Você deve deixar claro o diferencial de sua solução”, afirma ela, que é fundadora da LaPresse Comunicação.
Para conhecer o cliente, Luana diz que o ideal é fazer uma reunião. “Proponho uma reunião presencial, mas alguns clientes preferem a videoconferência e outros querem falar só pelo telefone”, conta. O empreendedor deve valorizar o histórico de sua empresa, destacar os principais clientes e as conquistas. Em alguns casos, é importante apresentar um portfólio. “Isso transmite credibilidade e ajuda o cliente a ter segurança de que você é especialista no assunto”, diz.
Personalizado
A personalização do orçamento pode ser feita a partir de modelos predefinidos. Silmar Strubbe, especialista em gestão de pessoas e negócios, diz que a criação de uma identidade visual e de padrões exclusivos de orçamento transmite profissionalismo. “Essa personalização é uma ferramenta de mar-
keting que ajuda a vender o serviço. Ter um padrão mostra que o empreendedor é organizado e tem uma forma própria de atuar. O formato pode ter o logo da empresa, endereço e site e é importante escolher um layout bonito”, esclarece.
O especialista alerta para o cuidado com a ortografia e com a escolha de imagens. “Um grande erro é copiar e colar o orçamento feito para outro cliente, pois corre-se o risco de cometer deslizes”, exemplifica. Ele diz que o tamanho do orçamento pode variar: enquanto pessoas físicas preferem propostas mais enxutas, empresas podem querer informações mais detalhadas.
Mari Cavalheiro, diretora da Bella Comunica, concorda que um formato atraente e bonito valoriza as informações contidas no orçamento. “Uma apresentação incrível sempre ajuda. Nós costumamos fazer um arquivo em PowerPoint, depois transformamos em PDF e enviamos em um link externo, para não pesar no e-mail do cliente”, detalha.
Ela defende que o empreendedor tenha uma relação transparente com o possível cliente. “Se você não é especialista no assunto, seja honesto, pois a cobrança virá. Também é importante deixar claros as limitações do serviço e os resultados que ele pode gerar”, conclui.
Informações básicas
Os três especialistas lembram que todo orçamento deve ter o nome do prestador do serviço ou de sua empresa, o nome do cliente, detalhes sobre o serviço que será prestado, história e resultados da empresa, prazo de execução do serviço, o valor total do serviço e condições e datas de pagamento.
Silmar diz que é fundamental colocar prazo de validade do orçamento e fazer bem as contas, para evitar prejuízos. “No fim do texto, sugiro colocar o prazo de validade de 15 dias e a data. Assim, o empreendedor disciplina o cliente a lhe dar um retorno. Outra dica é fazer as contas do preço à vista e a prazo, pois um valor errado prejudica a credibilidade do fornecedor. Por fim, indico que o empreendedor coloque uma margem adicional no preço, pois o cliente pode pedir um desconto. Sempre há uma negociação”, finaliza.